La fin du bureau traditionnel : comment le monde du travail pourrait changer à tout jamais

La pandémie actuelle a incontestablement modifié nos activités d’affaires et créé un besoin d’innovation. Les entreprises qui comptaient autrefois sur les interactions en face à face ont dû faire preuve de créativité pour se réinventer, tandis que celles qui s’appuyaient sur le milieu de travail traditionnel ont été confrontées à une nouvelle réalité. Pour mieux vous adapter après la pandémie, nous vous proposons de jeter un œil sur la manière dont les entreprises (les petites comme les grandes) peuvent se réinventer et accueillir le changement à bras ouverts pour continuer à prospérer.

 
La fin du bureau traditionnel

Fin mars 2020, la pandémie a contraint les entreprises à trouver de nouvelles manières de fonctionner, et elles n’y étaient pas du tout préparées. L’absence d’une technologie adéquate, les structures hiérarchiques imprécises et des stratégies de gestion des risques insuffisantes ont donné bien du fil à retordre aux dirigeants par rapport à l’avenir de leur entreprise. Avec le temps, les espaces publics sont devenus indésirables, les masques et la distanciation physique se sont normalisés et la technologie a pris plus de place dans les entreprises que jamais auparavant. Un changement fondamental de l’attitude par rapport à la vie de bureau s’est donc effectué et a forcé les organisations de toutes tailles à réinventer leurs activités en face à face.

Toutes les entreprises qui le pouvaient se sont tournées vers le travail à domicile et ont adopté des protocoles de distanciation au bureau ainsi que des politiques de santé et de sécurité plus strictes. Mais, avec le déploiement de masse des vaccins, la question est maintenant de savoir à quoi ressemblera l’avenir du travail post-pandémique ?

Nous savons maintenant que plus de gens peuvent travailler à distance que ce que nous croyions possible. Toutefois, pour que cela devienne la nouvelle norme, nous devrons adopter de nouvelles technologies et méthodes de travail. Et pour ceux qui retourneront au bureau, les entreprises devront apporter des changements importants en matière de santé et de sécurité au travail. Plusieurs d’entre elles devront aussi probablement repenser leur empreinte immobilière, soit en choisissant de plus petits locaux ou en réorganisant leur espace.

Maintenant que nous avons une meilleure idée de ce à quoi ressemblera la vie après la pandémie, nous savons que les méthodes et les lieux de travail seront bien différents de ceux des dernières décennies. Voici quelques aspects de la « vie de bureau » qui devront immanquablement être transformés à la fin de cette crise mondiale.

Le bureau hybride

Miser sur la santé et la sécurité

Miser sur la santé et la sécurité

Les bureaux regorgent d’espaces partagés (salles de réunion, halls d’entrée, salles de repos, etc.) propices à la propagation des germes. En effet, des centaines d’employés touchent les mêmes lavabos, portes, machines à café et interrupteurs. Même si la propagation du virus semble inévitable, le fait est qu’elle peut être grandement réduite ou éliminée par un bon nettoyage et de bonnes habitudes de désinfection des surfaces et des objets dans le bureau. À titre d’employeur, peu importe votre modèle de travail, hybride ou sur place, il est important de maintenir un environnement propre et de s’assurer que le personnel se sente en sécurité lorsqu’il se rend au travail tous les jours.

Pour maintenir un environnement intérieur sain lors du retour au bureau des employés, concentrez-vous sur les procédures visant l’élimination des germes, comme l’adoption de matériel sans contact et de solutions d’autonettoyage. En voici quelques-unes qui, à notre avis, façonneront le bureau du futur :

  • Vérification de l’état de santé à l’arrivée
    En tant que premier point de contact (et première ligne de défense), les halls d’entrée joueront un rôle important pour le dépistage, l’autorisation de l’accès au bâtiment et l’application des mesures de distanciation. Se doter des procédures et des outils adéquats pour vérifier l’état de santé des employés et des visiteurs sera essentiel pour bien appliquer les politiques adoptées. De plus, en mettant en place et en faisant respecter ces mesures, les employeurs pourront créer une expérience plus positive et réduire l’anxiété.
  • Filtration de l’air
    Environ 75 % de l’air dans un bureau est de l’air d’intérieur recyclé et filtré*. Gérer la circulation de l’air, le fonctionnement et la désinfection de votre lieu de travail sera un élément clé pour que vos employés se sentent en confiance à leur retour. Lors de votre réouverture, pensez à améliorer la filtration de l’air et à vous assurer que vos systèmes CVC fonctionnent correctement. Et en prime, ces investissements vous feront économiser à long terme grâce à un meilleur rendement énergétique.
  • Solutions de nettoyage autonomes dans les salles de bains
    Pour les espaces partagés comme les salles de bains, le matériel sans contact sera idéal. Pensez par exemple aux distributeurs de désinfectant, de savon et de papier hygiénique. Toutefois, les séchoirs à mains font exception à la stratégie sans contact. Puisque bon nombre d’entre eux propulsent sur les mains les bactéries présentes dans l’air, il serait préférable d’acquérir un modèle qui utilise les rayons UV et purifie l’air, ou encore de se tourner vers les distributeurs de papier sans contact.
  • Technologie de nettoyage par rayons UV
    Pour désinfecter le matériel de bureau et les appareils comme les ordinateurs portables, les tablettes et les téléphones, pensez à investir dans des solutions de nettoyage par rayons UV. Celles-ci sont connues pour leur capacité à éliminer rapidement les pathogènes dangereux et à désinfecter à 360 degrés.
  • Distanciation
    Finalement, si vous ne l’avez pas encore fait, nous vous recommandons de fournir à vos employés des masques et du désinfectant pour limiter la propagation, de mettre des produits de nettoyage à leur disposition pour que les espaces soient toujours désinfectés et d’apposer des affiches dans le bureau pour leur rappeler les mesures de sécurité.
Reconfigurer l’espace

Reconfigurer l’espace

Il ne fait aucun doute que le télétravail est là pour rester, mais la vie de bureau, à sa manière, continuera aussi d’exister. Toutefois, la plupart des gens ne se sentiront pas comme avant. Alors que les espaces ouverts, fourmillant de gens, étaient autrefois la norme, le nouveau bureau sera plutôt dominé par les couvre-visages, la distanciation et un nombre limité de contacts. Nous ignorons ce qui sera considéré comme « normal » à l’avenir, mais nous avons maintenant l’occasion de faire du bureau un endroit encore meilleur qu’avant la crise. Selon ce que nous savons à l’heure actuelle, nous croyons que l’avenir du lieu de travail sera défini par des solutions comme :

  • Des espaces de bureau adaptables
    Le plus grand changement dans les milieux de travail touchera la présence au bureau. Selon les prédictions, les chefs d’entreprise doivent s’attendre à voir baisser de 50 % le taux d’occupation de leurs locaux**. Pour mieux s’y adapter, ils doivent donc envisager des solutions qui rendent plus flexibles leurs espaces de travail. Ainsi, plutôt que d’utiliser de temps à autre des espaces assignés qui occupent une grande superficie, les employés pourront se présenter au bureau lorsqu’ils le souhaitent et tout simplement trouver un poste de travail libre.
  • Écrans de protection en plexiglass
    Pour encourager la distanciation, les entreprises peuvent mettre en place des panneaux en plexiglas. Ces grands écrans de protection en plastique peuvent être placés sur les côtés et à l’avant des postes de travail pour réduire les contacts tout en permettant aux employés de se voir et de communiquer.
  • Salons de discussion vidéo
    Les lieux de rencontre au travail devront être adaptés pour que les réunions hybrides (en personne et à distance) soient plus gratifiantes et productives. Bien des bureaux possèdent déjà des plateformes de vidéoconférence et de messagerie, mais celles-ci n’offrent souvent que le minimum. Munir des pièces dédiées de la technologie nécessaire favorisera une bonne communication et contribuera à un environnement de travail positif et productif à long terme.
En faire encore plus sur le plan numérique

En faire encore plus sur le plan numérique

Qu’il s’agisse d’outils de collaboration améliorés ou de mesures de cybersécurité, les chefs d’entreprise devront investir dans la technologie pour réussir à évoluer dans un monde numérique. Il sera important de s’appuyer sur les gens, les politiques et la technologie pour assurer la prospérité des entreprises ainsi que la sécurité et le bien-être de chacun.

Voici certaines technologies qui, selon nous, joueront un rôle au bureau après la pandémie :

  • Tableaux blancs numériques
    Puisque le travail à distance continue, les outils de collaboration comme les tableaux blancs numériques peuvent aider à rendre le travail plus productif. Grâce à la diffusion en continu automatique du contenu affiché sur le tableau, les employés sur place et à distance peuvent se concentrer sur ce qui est dit plutôt que de prendre des notes sur ce qui est écrit ou de plisser les yeux pour déchiffrer une image à basse résolution. Même s’ils ne remplacent pas parfaitement une réunion en personne, les tableaux blancs numériques améliorent grandement l’expérience des employés, augmentent l’efficacité et éliminent certains obstacles à la communication.
  • Cybersécurité
    Si les applications de travail à distance et de productivité sont alléchantes, dépendre de la technologie présente aussi certains risques. Le nombre élevé d’appareils connectés et d’applications tierces offrent beaucoup d’occasions aux pirates et aux cybercriminels. Les entreprises devront donc investir dans des systèmes de cybersécurité qui protègent leurs données et leurs employés, et ce, quel que soit l’endroit où le travail est effectué.

Nous sommes là pour vous soutenir

Peu importe ce à quoi il ressemblera, nous savons que le bureau de demain regroupera des employés plus répartis géographiquement. Le véritable défi sera donc d’offrir un environnement et des outils adéquats pour favoriser la productivité et la collaboration dans cette nouvelle réalité de travail. Certains changements adoptés seront peut-être temporaires, mais d’autres, comme ceux liés à l’hygiène et aux dispositifs sans contact, pourraient être permanents. Fondamentalement, malgré toutes les modifications, les bureaux demeureront un lieu d’interaction, de socialisation, de collaboration, d’innovation et d’apprentissage.

Chez Grand & Toy, nous avons une excellente compréhension du lieu de travail et nous sommes là à titre de partenaire et de conseiller de confiance pour vous aider à retrouver une meilleure normalité. Si vous avez besoin d’expertise, de services ou de solutions pour retourner au bureau, nous pouvons vous aider.

 

Sources :
Reopening: The Tech-Enabled Office In A Post-Covid World (en anglais seulement)
** A Look Into The Workplace Post-COVID-19: The "Anti-Office" (en anglais seulement)