Comment préparer votre entreprise au télétravail

À une époque où de plus en plus d'entreprises autorisent et encouragent leurs employés à travailler de la maison (en particulier pendant la saison du rhume et de la grippe), il est important de comprendre comment renseigner ses employés et leur fournir les bonnes solutions pour travailler en toute sécurité et de manière productive depuis leur domicile.

Créez un plan de télétravail

Toutes les entreprises ont déjà été appelées à s'adapter aux effets du rhume et de la grippe sur le lieu de travail. À l'heure actuelle, de plus en plus d'entreprises encouragent leurs employés à travailler de la maison. Afin que les employés puissent travailler de façon productive à domicile, il est essentiel de créer un plan bien défini, afin que tout le monde sache quoi faire.

Dans ce plan, vous devrez déterminer ce qui suit :

  1. Est-il possible, pour mon effectif entier, de travailler à domicile?
  2. Quelle sera la politique pour ce type de travail?
  3. Comment nos employés pourront-ils communiquer entre eux à distance?

Renseignez vos employés

Une fois votre plan de télétravail élaboré, assurez-vous de le transmettre à vos employés afin d'éviter toute confusion future.
Il est également important d'éduquer les employés quant à la manière d'aider à prévenir la propagation des virus sur le lieu de travail. Assurez-vous de bien faire comprendre à vos employés l'importance de l'hygiène des mains et de l'utilisation correcte des lingettes et des produits nettoyants pour éviter la propagation des germes. Veillez à communiquer l'importance de cette pratique, tant au bureau qu'à domicile.

Préparez vos employés

Maintenant que vos employés en savent un peu plus sur le plan de télétravail de l'entreprise, vous devrez vous assurer qu'ils sont prêts à travailler à domicile à tout moment. Cela signifie qu'il faut mettre en place une technologie adéquate.

  • Fournissez à vos employés un ordinateur portable pour qu'ils puissent travailler de chez eux. Vous pouvez également envisager de prêter des écrans, des claviers, des souris, des casques et des écouteurs supplémentaires pour aider les employés à créer un environnement de travail ergonomique à la maison et à demeurer productifs.
  • Assurez-vous de disposer de suffisamment de licences VPN, ainsi que d'une bande passante suffisante pour l'accès.
  • Rappelez à vos employés de transférer les appels de leur téléphone de bureau vers leur téléphone cellulaire ou d'utiliser un logiciel téléphonique sur leur ordinateur portable.
  • Encouragez l'utilisation des vidéoconférences pour créer une expérience plus personnalisée lors des réunions.
  • Mettez en place un système de clavardage ou un logiciel de gestion des tâches dans le nuage pour permettre la collaboration à distance.
  • Assurez-vous que toutes les configurations de travail à distance sont conformes aux protocoles de sécurité informatique de l'entreprise. Par exemple, n'autorisez pas l'utilisation d'ordinateurs personnels.

Solutions pour encourager le télétravail chez vos employés

Une fois que vos employés disposent de la technologie appropriée pour pouvoir travailler et collaborer efficacement, vous devrez envisager d'autres solutions et équipement pour qu'ils puissent travailler de manière productive sans frustration.

  • Espace de travail : encouragez vos employés à créer un espace réservé au travail à la maison, loin des autres membres de la famille et des distractions. Aidez-les à rester productifs en leur fournissant le matériel de bureau adéquat. Envisagez de commander et de prêter aux employés des fauteuils ergonomiques entièrement assemblés et des postes de travail assis-debout. Cela leur donnera la possibilité de créer un poste de travail confortable et ergonomique à la maison.
  • Impression : si une tâche requiert d'imprimer des documents, assurez-vous de fournir des imprimantes et du papier que les employés pourront utiliser à la maison.
  • Communications mobiles : le télétravail n'empêche pas les réunions virtuelles et la collaboration. Il est donc important que les employés disposent des bons outils, y compris des microphones et des caméras Web qui leur permettront de réaliser avec efficacité ces interactions.
  • Services technologiques et surveillance : les employés rencontrent parfois des problèmes technologiques au bureau. Il est donc inévitable qu'ils soient confrontés, à un moment ou à un autre, à des problèmes similaires en dehors du bureau. Veillez à ce que les employés aient accès à une assistance technique en tout temps, afin que tout problème puisse être résolu rapidement et sans frustration.

Quelles sont donc les premières étapes?

Un investissement dans le travail à distance et les outils de collaboration représente une décision judicieuse pour les entreprises. Toutefois, vous pourriez être confronté à certaines difficultés aux étapes initiales, ainsi qu'au moment d'outiller vos employés pour ce type de travail. Heureusement que Grand & Toy est là pour vous. Nos conseillers en solutions technologiques sont prêts à vous fournir les informations nécessaires. Vous pouvez communiquez avec eux à l'adresse technology@grandandtoy.com ou encore par téléphone au 1 866 391-8111, en choisissant l'option 3, puis l'option 2. Pour toute autre demande, cliquez ici et transmettez-nous les renseignements demandés. Nous vous aiderons à faire les premiers pas en ce qui concerne le télétravail dans votre entreprise.