Si vous ne l'avez pas déjà vue, vous avez probablement entendu parler de la populaire émission de Netflix intitulée « Tidying Up with Marie Kondo  ». On y suit Marie Kondo, qui se rend dans différentes maisons pour y organiser et désencombrer l'espace. Son approche encourage les gens à se débarrasser de tous les articles de leur maison qui ne leur donnent plus de joie.

Après avoir vu Marie Kondo à l'œuvre, vous aurez peut-être le goût, vous aussi, de désencombrer votre maison. Nous espérons toutefois que vous envisagerez aussi la possibilité d'organiser votre bureau au travail; en effet, un bureau organisé peut augmenter votre productivité. Lisez donc les conseils qui suivent pour passer à l'action!

Astuce n° 1 : organisez les documents sur votre bureau

Si, lorsque vous regardez votre bureau, vous ne savez pas trop par où commencer, nous vous suggérons d'abord d'organiser les documents qui se trouvent sur votre bureau. Pour commencer, examinez vos documents et éliminez tout doublon. Ensuite, voyez si vous avez des copies électroniques de ces documents dans votre ordinateur. Si c'est le cas et que vous n'utilisez pas la copie papier pour un projet en cours, vous n'aurez aucun mal à recycler ces documents.

Une fois ce travail terminé, examinez vos documents de nouveau, en portant cette fois-ci attention à leur âge. S'il y a sur votre bureau un document lié à un projet sur lequel vous travailliez il y a un an, il y a fort à parier que ce document n'a plus d'utilité réelle. S'il y a sur votre bureau des documents plus anciens que vous devez absolument conserver, nous vous conseillons d'utiliser un système de classement pour ces documents. Votre système de classement doit comporter des dossiers et un endroit où les ranger, par exemple une armoire ou un classeur.

En recyclant les documents qui ne sont plus nécessaires et en mettant en œuvre un système de classement efficace, vous serez en mesure de retrouver plus facilement les documents qu'il vous faut, ce qui vous permettra d'accomplir toutes les tâches de votre liste sans frustration inutile.

Astuce n° 2 : organisez les articles qui se trouvent sur votre bureau

Jetez un coup d'œil à votre bureau. Y a-t-il des stylos éparpillés un peu partout? Si c'est le cas, essayez-les et jetez ceux qui ne fonctionnent plus. Prenez le reste de vos stylos et mettez-les dans un range-tout pour fournitures. Un range-tout peut contenir des ciseaux, des feuillets adhésifs et beaucoup plus. Un tel accessoire vous permettra de mieux organiser les fournitures sur votre bureau, afin d'accomplir plus de travail. Cela a été démontré dans le cadre d'une expérience réalisée par la Harvard Business Review. On a alors constaté que ceux qui avaient un bureau de travail encombré trouvaient plus difficile d'effectuer leurs tâches que ceux dont le bureau était mieux organisé.

Il devrait être relativement facile d'éliminer les stylos qui ne fonctionnent pas de votre bureau. Toutefois, comment allez-vous décider de la marche à suivre pour tous les autres accessoires de votre bureau? Nous vous suggérons un processus en deux étapes. Tout d'abord, prenez deux semaines pour déterminer quels articles, parmi ceux qui se trouvent sur votre bureau, vous utilisez régulièrement. Chaque fois que vous consultez une note adhésive ou que vous utilisez votre agrafeuse, notez-le quelque part. Une fois les deux semaines écoulées, retirez de votre bureau tout article ne figurant pas sur votre liste, en tentant de déterminer si vous en avez besoin ou non. Si vous n'avez pas utilisé l'article pendant les deux semaines, voyez si vous avez l'intention de l'utiliser d'ici quelques mois. Lorsque vous aurez déterminé cela, mettez les outils que vous avez décidé de conserver dans votre bureau et déposez le reste dans une boîte. Tout ce que vous avez l'intention de jeter (vieux articles technologiques, par exemple) doit être recyclé. Si vous avez des articles qui pourraient être utiles à vos collègues, mettez-les de côté pour qu'ils viennent les récupérer.

Astuce n° 3 : Organisez le bureau de votre ordinateur

Maintenant que vous avez désencombré votre bureau, nous aimerions attirer votre attention sur votre ordinateur. Le bureau de votre ordinateur est-il jonché de documents aux noms étranges? Si vous avez l'habitude d'enregistrer temporairement vos fichiers sur votre bureau, faites une petite réflexion. Avez-vous déjà été frustré de ne pas pouvoir retrouver un fichier particulier sur votre bureau? Vous avez peut-être essayé de trouver le fichier, sans toutefois en connaître le nom exact. C'est pourquoi nous vous suggérons de donner à ces documents un nom approprié et de les déplacer vers les bons dossiers. En nommant vos documents correctement et en les plaçant dans les bons dossiers, vous éviterez les pertes de temps et la frustration associées à la recherche infructueuse de documents.

Rester organisé: astuce supplémentaire

Nous espérons vous avoir donné la motivation nécessaire pour organiser votre bureau. En guise de conclusion, nous vous offrons un dernier conseil. L'organisation de votre bureau ne devrait pas être un projet annuel. Essayez de désencombrer votre bureau au moins une fois par mois, pour un maximum de productivité au travail.