De nombreuses entreprises réfléchissent aux défis que représente le retour au travail. Dans certains cas, des équipes de travail complètes sont en mesure de retourner dans leurs bureaux, mais dans des conditions bien différentes de celles d’avant. Dans d’autres cas, pour des raisons de productivité, d’économies de coûts ou de conciliation travail-vie personnelle en contexte de télétravail, les employés doivent maintenir les aménagements actuels, en tout ou en partie

Afin d’assurer le succès de cette expérience de travail à domicile, vous devrez ainsi fournir à vos employés des solutions qui leur permettront de demeurer productifs, en bonne santé et connectés.

Aménager un lieu de travail fixe

Il est important d’encourager les employés travaillant à domicile de façon plus permanente à s’aménager un espace de travail désigné qui reproduit l’expérience du bureau afin de créer une distinction physique entre le « temps de travail » et le « temps personnel ». En effet, la création d’un espace de travail séparé aide à établir des limites claires qui permettent aux employés d’être plus productifs.

Qu’il s’agisse d’un bureau aménagé dans un espace distinct ou partagé, nous suggérons de l’équiper avec le matériel suivant :

• Un Un poste de travail assis-debout, car il permet aux employés d’alterner facilement entre les positions assises et debout tout au long de la journée pour rester actifs et à l’aise.
• Un fauteuil de bureau ergonomique qui permet aux employés d’être assis confortablement.

En proposant ces deux solutions à vos employés, vous les aiderez à travailler en tout confort et de manière plus productive au quotidien.

S’équiper du bon matériel

Les outils et le matériel qui soutiennent la productivité et la santé des employés lorsqu’ils sont au bureau sont tout aussi essentiels lorsqu’ils travaillent à domicile. En leur donnant accès aux solutions suivantes, vous les aiderez à demeurer productifs :

Solutions ergonomiques :
Différents produits comme les écrans multiples, les souris et claviers ergonomiques et les supports pour ordinateurs portables permettent aux employés de profiter du même niveau de confort à la maison qu’au bureau.

Protection supérieure :
Les plus récents logiciels de sécurité assurent une bonne protection contre le piratage et les logiciels malveillants.

Nouveaux portables puissants :
Les nouveaux ordinateurs portables sont plus puissants et permettent ainsi aux employés de profiter d’une connexion internet plus rapide, optimisant la vitesse et la productivité.

Solutions d’impression :
Nous vous suggérons de fournir à vos employés une imprimante tout-en-un combinant plusieurs périphériques en un même appareil – idéal pour maximiser l’espace de bureau. Si le volume d’impressions s’avère important, une imprimante laser pourrait être préférable à une imprimante à jet d’encre afin d’accélérer le traitement des documents critiques.

Protection des renseignements personnels
Si vos équipes ou certains de vos employés doivent imprimer du matériel confidentiel, une déchiqueteuse leur permettra de protéger les renseignements qu’ils contiennent avant que les documents ne soient déposés dans le bac de recyclage

Fournitures de bureau
Veillez à fournir à vos employés les fournitures de bureau dont ils ont besoin pour demeurer productifs en télétravail.

Faciliter la collaboration à distance

Pour créer une dynamique de travail efficace, la collaboration est la clé. À ce chapitre, la technologie est essentielle pour garder une équipe connectée. Le courrier électronique, le clavardage et les systèmes de vidéoconférence sont autant d’outils qui aident les employés à partager de l’information et à collaborer.

Envisagez-vous l’implantation d’une plateforme de collaboration infonuagique comme Microsoft Office 365? Elle permet aux utilisateurs d’accéder à toute l’information dont ils ont besoin n’importe où et n’importe quand. Vos équipes pourront ainsi partager leurs documents et y travailler ensemble aisément – en plus de voir les changements en temps réel – ce qui contribuera à améliorer leur productivité.

Bien que les ordinateurs portables soient équipés d’un microphone, d’une caméra et de haut-parleurs intégrés, ils ne sont pas toujours la solution idéale pour les vidéoconférences. En effet, la qualité vidéo laisse parfois à désirer et les microphones peuvent capter des sons indésirables ou obliger les gens à se pencher et à parler fort pour se faire comprendre. Les caméras Web et les microphones sont relativement peu coûteux et offrent une qualité d’image et de son supérieure qui permet d’optimiser l’expérience globale lors des vidéoconférences.

L’optimisation des vidéoconférences facilitera non seulement les réunions internes, mais aussi les réunions externes avec les clients et les fournisseurs. En mettant la bonne technologie à la disposition de vos employés en télétravail, vous les aiderez à garder le contact avec l’ensemble de votre équipe.

Proposer du soutien informatique

Les bureaux disposent généralement d’un service de soutien informatique que les employés peuvent joindre en cas de problème. Lorsqu’ils travaillent à domicile, ceux-ci ne bénéficient pas toujours de ce soutien auquel ils pourraient avoir besoin. Assurez-vous d’offrir à vos équipes un service d’assistance informatique capable de traiter les problèmes à distance et de donner des conseils en cas de besoin.

À vos bureaux, vous veillez à ce que le réseau internet soit sécurisé. Il devrait en être de même lorsque vos employés travaillent de la maison : un niveau de sécurité plus bas pourrait ouvrir la porte aux pirates informatiques. Encouragez vos employés à configurer correctement leur réseau Wi-Fi en remplaçant le nom par défaut pour un autre qui n’est pas facile à identifier en plus de choisir un mot de passe robuste. Ainsi, les pirates informatiques auront du mal à déterminer quel type de routeur est utilisé. Vous devriez installer un logiciel antivirus – ou encore, le mettre à niveau – sur les ordinateurs portables de vos employés. Cela est particulièrement important dans le cas des employés utilisant leurs propres appareils.

La plupart des entreprises se fient aux réseaux privés virtuels (VPN) pour crypter les données et rechercher les logiciels malveillants sur leurs ordinateurs, ainsi que pour bloquer les tentatives de piratage par des appareils distants. La présence d’un trop grand nombre d’utilisateurs sur un réseau peut le ralentir ou entraîner des pannes ou des plantages complets au niveau de la connectivité. Un test de charge s’avère donc essentiel. Il vous faudra également indiquer aux employés qui utilisent un VPN pour la première fois quand et comment l’utiliser.

Faire du télétravail un succès

S’il est important de fournir un soutien adéquat aux employés qui retournent au bureau, il faut faire de même pour ceux qui continuent à travailler à domicile. En suivant ces quelques conseils, vous ferez en sorte que vos employés en télétravail demeurent productifs, en bonne santé et connectés!

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