Si votre entreprise est prête pour sa réouverture, il sera important de vous adapter à une nouvelle réalité. En effet, depuis la COVID-19, l’univers du travail est surtout axé sur les mesures de santé et sécurité permettant de protéger les employés et les clients.

Les activités des entreprises sembleront et seront désormais différentes. Voici les manières dont les milieux de travail devront évoluer et les éléments à considérer avant le retour au bureau.

Faire de la propreté la priorité

Même si votre entreprise adopte déjà des processus méticuleux de nettoyage, vous devrez y porter encore plus attention que jamais. Pour vous aider, le gouvernement du Canada a mis au point des lignes directrices pour le nettoyage et la désinfection des espaces publics. Parmi ses recommandations, on retrouve :

• Désinfecter plus fréquemment et rigoureusement, et ce, surtout dans les espaces publics et partagés.
• Nettoyer avec du savon et de l’eau avant de désinfecter.
• Nettoyer et désinfecter les surfaces fréquemment touchées.
• Utiliser seulement des désinfectants pour surfaces dures approuvés qui ont un numéro d’identification (DIN).
• Procéder à des nettoyages « humides », par exemple avec un linge propre humide ou une vadrouille humide. Ne pas épousseter ou balayer, puisque cela pourrait répandre les gouttelettes.
• Déposer les articles de nettoyage jetables (têtes de vadrouille, chiffons, etc.) dans un sac à ordures avant de les jeter avec les autres déchets.
• Laver les articles de nettoyage réutilisables avec du détergent à lessive ordinaire et de l’eau chaude (60-90 °C).

On se tourne vers le sans contact

Pour favoriser un environnement qui réduit au maximum les contacts, vous pourriez aussi envisager l’adoption des éléments suivants :

• Installer des détecteurs de mouvement ou des commandes vocales pour allumer les lumières.
• Retirer les portes non essentielles ou les garder ouvertes, si possible.
• Encourager l’utilisation de téléphones cellulaires personnels plutôt que des téléphones de bureau.
• Fournir du matériel de nettoyage et des directives aux employés pour leur permettre de désinfecter leur propre espace et les aires communes.
• Limiter l’utilisation de matériel partagé, comme les imprimantes et les photocopieuses, en modifiant le ratio d’employés par appareil.
• Limiter l’accès aux entrepôts et désigner certaines personnes pour la gestion des stocks et la distribution du matériel.

Rester près (et loin) des autres

Avant la COVID-19, il était normal de partager une salle de conférence ou de se rendre au bureau d’un collègue pour poser une question. Et cela était une bonne manière de garder le contact. À partir de maintenant, les employés, les clients et les fournisseurs devront rester en contact tout en gardant une distance minimale de 2 mètres avec les autres. Pour aider à garder une distance sécuritaire partout dans le bureau, les entreprises devront considérer les éléments suivants :

• Évaluer minutieusement les mesures de sécurité actuelles et déterminer ce qui peut être amélioré.
• Orienter la circulation dans le bureau pour assurer la sécurité de chacun.
• Créer des postes de travail à 2 mètres les uns des autres (vous pouvez mettre du ruban au sol pour indiquer les limites de 2 mètres).
• Séparer les bureaux ouverts au moyen de cloisons et, au besoin, de panneaux en Plexiglas.
• Placer à la réception un écran de protection personnel contre les germes avec une ouverture au bas.
• Utiliser des poteaux, des cloisons et des cône  pour gérer la circulation et limiter la proximité.
• Nommer et former un employé responsable de conseiller les autres en matière de distanciation.
• Décaler les heures d’arrivée et de départ des employés.
• Alterner les jours de travail au bureau et à la maison.
• Réduire la capacité des salles (par exemple en enlevant des fauteuils de certaines salles de réunion ou de conférence).
• Limiter les rassemblements dans les petits espaces et convertir ces locaux en postes de travail individuels.
• Utiliser des panneaux et affiches de signalisation pour informer clairement les gens sur les règles de distanciation.

Se protéger pour interagir

Avant, il était normal pour les employés d’être au bureau pour les réunions en face à face avec leurs collègues. En raison des mesures de distanciation, qui obligent les gens à se tenir à 2 mètres de distance, les employés devront changer leur façon d’interagir. Les entreprises devront donc bien s’informer sur les différents types de protection qu’elles doivent fournir à leurs employés, comme l’équipement de protection individuelle.

• Gants
• Masques ou couvre-visages
• Lunettes de protection
• Blouses

Repenser l’aménagement du bureau

La distanciation joue un rôle important dans la sécurité de tous. Les tendances actuelles de bureaux ouverts, collaboratifs ou sociaux devront donc changer. Les entreprises devront trouver une manière de séparer l’espace pour s’assurer que chacun garde ses distances. Des cloisons et des panneaux en Plexiglas pourraient faire partie de la solution au problème.

Avant, les espaces de travail étaient conçus pour être fonctionnels et productifs. Ils devront toutefois maintenant être surtout axés sur la sécurité. La disposition des bureaux devra permettre de de garder une distance sécuritaire Il est aussi possible de contrôler l’accès à certaines installations. Par exemple :

• Contrôler toutes les entrées, y compris pour les livraisons.
• Reconfigurer les espaces de rassemblement, les halls et les bureaux pour garantir une bonne distanciation.
• Réaffecter les aires communes.
• Transmettre les protocoles en vigueur dans l’édifice grâce à des affiches et des repères au sol.
• Envisager de vérifier la température de tous ceux qui entrent sur les lieux.
• Fournir du désinfectant, des lingettes et de l’équipement de protection adéquat.
• Désactiver les écrans tactiles.
• Transformer les petites salles de conférence en bureaux individuels.

Mettre de l’avant les rencontres virtuelles

Si la capacité d’accueil des salles de réunion est réduite lorsque les bureaux sont repensés, la distanciation sera plus facile à respecter. Toutefois, il se pourrait que les réunions physiques ne permettent pas à tous de garder une distance sécuritaire avec les autres.

Grâce aux réunions en direct, aux partages d’écran et à d’autres outils de collaboration et de communication, les équipes virtuelles ont réussi, dans bien des cas, à être aussi efficaces qu’avant. Et cette méthode n’est probablement pas destinée à disparaître de sitôt.

Prêt à reprendre les activités?

En raison de la COVID-19, il sera impossible de retourner à nos anciennes habitudes. Il faudra modifier et adapter nos environnements de travail pour y intégrer les mesures de sécurité qui garderont nos employés en santé. Alors, si vous êtes prêt à retourner au bureau ou si vous mettez sur pied votre plan de réouverture, pensez à toutes les manières de vous préparer et de planifier cette nouvelle réalité.